CGA – CONDITIONS GÉNÉRALES D'ACHATS

1. Dispositions générales

1.1. Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les contrats d’achat, offres ou confirmations de commandes de produits ou prestations (ci-après le ou les produits) passées entre MPS SA (ci-après l’acheteur) et le fournisseur, sauf stipulation contraire convenue par un accord écrit et signé entre l’acheteur et le fournisseur.

1.2. Avant toute activité commerciale, dans le cadre des accords de libre échange sur le territoire suisse suivant l’ordonnance du Conseil fédéral du 23 Mai 2012, le fournisseur aura déclaré l’origine préférentielle ou non préférentielle des marchandises livrées à l’acheteur par le biais d’une déclaration sur facture ou d’un document équivalent selon la réglementation douanière suisse.

1.3. L’abrogation d’une des clauses de ces conditions générales ne saurait affecter la validité des autres clauses.

1.4. L’acceptation d’une livraison ne constitue en aucun cas une acceptation tacite des Conditions Générales de Vente et de Livraison du fournisseur.

2. Demande et Offre de prix

2.1. L’offre du fournisseur est soumise et établie sans frais.

2.2. L’offre doit être conforme à l’appel d’offre de l’acheteur. Toute différence doit être clairement mise en évidence par le fournisseur.

2.3. Sauf convention contraire, la durée de validité de l’offre est de 3 mois.

2.4. Tant que la commande de l’acheteur n’a pas été confirmée par le fournisseur, l’acheteur peut l’annuler avec effet immédiat et sans indemnité.

2.5. Des prévisions de volumes peuvent être communiquées par l’acheteur. Sans contrat cadre officiel ou commande confirmée, ces prévisions ne sont données qu’à titre indicatif et sans engagement de la part de l’acheteur.

3. Commande

3.1. Une commande ne sera considérée comme valable par l’acheteur que si elle est passée par écrit. Elle indiquera la description des produits, les spécificités techniques et esthétiques, la quantité, le prix, l’échéancier et les conditions de livraison et les conditions de paiement. Si la commande ne mentionne aucun prix ou seul un prix estimatif, le prix ne deviendra ferme qu’après approbation

écrite de l’acheteur, une fois reçue la confirmation de commande du fournisseur.

3.2. Les documents annexés à la commande (plans, cahier des charges, gammes opératoires, autres spécifications et indications) font partie intégrante de la commande.

3.3. Dans le cas où le plan définitif du produit commandé est établi par le fournisseur, il soumettra ce plan gratuitement à l’approbation de l’acheteur avant la mise en fabrication. Le fournisseur reste cependant seul et entièrement responsable du plan.

3.4. Dans les trois jours ouvrables à compter de la réception de la commande, le fournisseur retournera à l’acheteur par mail ou par courrier, un accusé de réception signé.

3.5. La confirmation de commande doit comprendre au minimum le numéro de commande de l’acheteur, le numéro d’article, la quantité confirmée, la référence du plan et sa révision, le prix et le délai de livraison prévu.

3.6. Par sa signature, le fournisseur confirme la commande et reconnaît expressément l’application des présentes conditions générales au contrat d’achat.

3.7. Les frais annexes (inspections ou tests supplémentaires, frais administratifs divers, frais d’outillage selon clause 4.1 etc.) doivent également figurer sur la confirmation de commande.

4. Outillage spécifique, droit d’emption

4.1. Si pour l’exécution de la commande le fournisseur a besoin d’outillages, d’instruments, d’appareils et moyens de contrôle et de mesures (l’outillage spécifique), il en informera l’acheteur au plus tard lors de la confirmation de la commande. Il décrira chaque outil nécessaire par référence de composant et en précisera le prix, de même que le prix global de l’outillage spécifique (ou spécification). L’acheteur communiquera au fournisseur son approbation écrite.

4.2. L’outillage spécifique dont le fournisseur a besoin pour réaliser la commande, et qui lui a été remis à titre de prêt par l’acheteur aux risques et frais du fournisseur, reste la propriété intégrale de l’acheteur.

4.2.1. Il ne peut être utilisé que pour la réalisation de la commande et le fournisseur en assurera l’entretien et la réparation, mais pas le calibrage, à ses frais.

4.2.2. La propriété de l’acheteur sur cet outillage spécifique sera identifiée de façon claire et indélébile et il sera stocké de façon à éviter toute confusion avec des outillages du fournisseur.

4.2.3. Le fournisseur prendra toutes les mesures utiles ou nécessaires notamment en matière d’assurance pour des montants appropriés et de sécurité de stockage de l’outillage spécifique afin de protéger efficacement la propriété de l’acheteur.

4.2.4. Une fois la commande réalisée ou à la demande de l’acheteur, le fournisseur lui retournera tout l’outillage spécifique.

4.2.5. A la demande de l’acheteur, le fournisseur lui retournera pour contrôle et calibration les appareils et moyens de contrôles et de mesures prêtés, ainsi que, le cas échéant, les outillages qui viendraient à devoir être modifiés.

4.3. Le fournisseur s’engage à ne faire usage de l’outillage spécifique que pour l’exécution des commandes pour lesquelles il a été prévu, et à ne jamais l’utiliser dans la fabrication de produits ou composants à des tiers ni à le leur remettre. La mise à disposition de l’outillage à un sous-traitant agréé ne peut s’effectuer que sur accord préalable et écrit de l’acheteur. L’acheteur peut contrôler en tout temps que le fournisseur est bien en possession de l’outillage spécifique. Le fournisseur s’engage à utiliser l’outillage spécifique avec soin. En cas de perte, de dommage ou de destruction de l’outillage spécifique par le fournisseur, ses employés ou l’un de ses sous-traitants, le fournisseur s’engage à en informer l’acheteur sans délai et est responsable du remplacement de l’outillage spécifique, ce à ses frais.

4.4. Le fournisseur octroie à l’acheteur un droit d’emption sur l’outillage spécifique. L’acheteur exerce son droit d’emption par une notification écrite au fournisseur, lequel intervient:

4.4.1. Dès que l’acheteur en manifeste la volonté;

4.4.2. A la cessation définitive de toute commande de produits nécessitant l’outillage spécifique;

4.4.3. A la fin de la relation contractuelle entre l’acheteur et le fournisseur;

4.4.4. Si le fournisseur fait l’objet d’une liquidation, conclut un arrangement avec des créanciers ou procède à une cession générale au bénéfice de ces derniers, est déclaré en faillite, devient insolvable ou cesse ses activités dans le domaine des produits ou composants.

À son choix, l’acheteur peut n’exercer son droit d’emption que pour partie de l’outillage spécifique ou son entier.

5. Sous-traitance

5.1. Le fournisseur ne peut sous-traiter des sous-ensembles, composants ou produits importants qu’avec l’accord préalable et écrit de l’acheteur.

5.2. Le fournisseur est seul et entièrement responsable envers l’acheteur des éléments qu’il a achetés à ses propres fournisseurs et sous-traitants. Il répond ainsi des prestations de ses sous-traitants ainsi que de la bonne qualité de la matière qu’ils fournissent comme des siennes.

6. Prix, Transport et Risques

6.1. Les prix s’entendent fermes et sont valables jusqu’à exécution complète et entière de la commande. Ils comprennent, sauf accord spécifique contraire, tous les frais accessoires, tels qu’emballage, transport jusqu’au lieu défini de livraison et assurance (Incoterm 2020 – DDP – Delivered Duty Paid – Rendu Droits Acquittés).

6.2. Le fournisseur répond de la conformité de l’emballage au produit livré, au mode de transport (y compris multimodal) et d’entreposage utilisés et à la législation en vigueur depuis le lieu d’expédition jusqu’au lieu de livraison ainsi que de l’observation des instructions éventuelles de l’acheteur.

6.3. Sauf convention contraire et dans ce cas aux frais du fournisseur, les emballages ne sont pas retournés.

6.4. Toute autre obligation relative au transport et aux risques est régie par les dispositions prévues par les Incoterms 2020.

7. Livraisons

7.1. Le lieu d’exécution de la livraison est celui qui est mentionné sur la commande.

7.2. La livraison s’effectue à la date et au lieu convenus durant les heures de réception des marchandises.

7.3. Les livraisons partielles ne sont pas admises, sauf accord préalable et écrit de l’acheteur.

7.4. Les délais de livraison convenus sont considérés comme des termes fixes, au sens de l’article 190 du Code des Obligations suisse. Le fournisseur ne peut modifier les délais de livraison qu’avec l’accord écrit au préalable de l’acheteur qui, le cas échéant, se réserve le droit et à son choix de:

7.4.1. Fixer au fournisseur un délai supplémentaire pour s’exécuter; l’acheteur pourra reporter les livraisons pour une période qui pourra atteindre jusqu’à six (6) mois et ceci sans frais pour l’acheteur;

7.4.2. Renoncer à la livraison;

7.4.3. Appliquer au fournisseur, sans qu’il soit besoin d’une mise en demeure préalable, des pénalités de retard dont les modalités de calcul seront indiquées dans la commande. A défaut de précision dans la commande, ces pénalités seront de 1 % par jour de retard à partir du 3ème jour de retard, plafonnées à 15 % de la valeur totale du contrat.

7.5. Le fournisseur s’engage à informer par écrit et sans délai l’acheteur de la survenance de difficultés majeures et imprévues affectant le respect du délai de livraison. Les parties s’engagent alors par écrit à convenir d’une solution mutuellement acceptable, tenant compte des circonstances. Si ce devoir d’information immédiat n’est pas respecté par le fournisseur, la clause 7.4. s’applique.

7.6. Les produits livrés doivent être accompagnés par les documents suivants :

7.6.1. Bulletin de livraison comprenant le numéro de commande de l’acheteur, le numéro d’article, la quantité livrée, la référence du plan et sa révision, le numéro de lot si applicable et l’identification des certificats fournis;

7.6.2. Certificat matière de type 3.1 selon EN 10204;

7.6.3. Certificat de dureté après traitement thermique (selon plan ou commande);

7.6.4. Certificat des traitements de surface appliqués (selon plan ou commande);

7.6.5. Protocole de contrôle (selon commande);

7.6.6. Certificat de conformité (l’ajout d’un texte selon § 8.1, avec date et visa sur le BL peut être accepté) (selon commande).

7.6.7. Pour les procédés spéciaux le numéro de référence du processus validé, et dans certains cas la référence aux paramètres, peut être exigé (selon commande).

7.7. Si à la livraison les documents listés dans la clause 7.6 ne sont pas remis à l’acheteur, la marchandise ne sera pas réceptionnée et sera stockée aux frais et risques du fournisseur jusqu’à réception des documents manquants.

7.8. Toute correspondance (courrier, bon de livraison, facture, etc.) doit comporter les indications nécessaires à l’acheteur pour identifier la commande.

8. Réception

8.1. L’acheteur s’engage, dans les 30 jours ouvrables à compter de la livraison, à procéder au contrôle des produits livrés conformément aux procédures applicables en matière de contrôle par échantillonnage. Les essais ou contrôles à réception de l’acheteur ne réduisent ni ne limitent pas la responsabilité du fournisseur de livrer des produits conformes à la commande.

Le fournisseur devra reprendre à ses frais les produits ne remplissant pas les garanties définies à la clause 9.1. suite à la notification de refus par l’acheteur. Il lui incombera de procéder à la réparation ou au remplacement des produits défectueux selon un délai convenu entre les 2 parties. Si le fournisseur n’a ni les compétences techniques ni la disponibilité de procéder à la réparation ou au remplacement des produits dans le délai convenu, une note de crédit d’un montant au moins égal au prix des produits défectueux devra être éditée et transmise à l’acheteur avant expiration du délai de paiement de la facture correspondante.

8.2. Si le fournisseur ne s’exécute pas dans le délai fixé selon la clause 8.1, l’acheteur est en droit, à son choix, soit:

8.2.1. D’impartir au fournisseur un nouveau délai pour procéder à la réparation ou au remplacement des produits défectueux;

8.2.2. De faire procéder à la réparation ou au remplacement des produits par un tiers, ce aux frais du fournisseur;

8.2.3. De résilier le contrat sans contrepartie financière pour les frais engagés par le fournisseur dans la fabrication des produits défectueux.

9. Garantie du fournisseur

9.1. Le fournisseur garantit, en tant que spécialiste et au moyen d’un certificat de conformité et/ou rapport de contrôle, que :

9.1.1. Les produits livrés correspondent aux spécifications techniques et esthétiques stipulées par l’acheteur;

9.1.2. Les produits ont été contrôlés selon les exigences spécifiées dans la commande, ou à défaut selon les exigences usuelles du processus concerné.

Le délai de garantie sur les produits est le délai légal applicable selon les règles du contrat de vente figurant dans le Code des Obligations suisse, à savoir 2 ans. Ce délai commence à courir dès l’acceptation par l’acheteur des produits livrés.

9.2. Le fournisseur accorde une garantie selon la clause 9.1. sur les produits ou composants remplacés ou réparés.

9.3. S’il apparaît, durant la garantie, que tout ou partie du produit n’est pas conforme à la commande, le fournisseur sera tenu de réparer ou remplacer gratuitement tout ou partie du produit défectueux dans un délai convenu entre les deux parties, tous les frais de transport, douane, etc…, relatifs restant à sa charge. Si une réparation est impossible ou si l’acheteur ne peut pas raisonnablement accepter le produit réparé, le fournisseur le remplacera gratuitement par un nouveau produit. En cas d’urgence ou si le fournisseur ne réagit pas de manière appropriée, l’acheteur pourra prendre toute mesure qu’il jugera utile et ceci aux frais du fournisseur. L’obligation de garantie et de qualité du fournisseur demeure sous réserve. Si l’élimination du défaut est impossible ou déraisonnable, l’acheteur aura l’option d’exiger l’annulation de la Commande ou la réduction du prix.

9.4. Le Fournisseur garantit le produit livré pour toute responsabilité contractuelle à l’égard de l’acheteur, de même à l’égard des tiers pour toute responsabilité du fait du produit. Il garantit en particulier que son utilisation ne contrevient pas à des droits de propriété intellectuelle de tiers, assume les frais de défense et les indemnités en rapport avec ces garanties ou responsabilités, sans limitation dans le temps et s’engage à relever l’acheteur de toute condamnation relative.

10. Traçabilité

10.1. Le fournisseur s’engage à assurer la traçabilité des produits qu’il livre et à la consigner dans le dossier de fabrication. Cette traçabilité doit permettre de faire le lien entre:

10.1.1. La(les) matière(s) première(s) utilisée(s);

10.1.2. Le(s) processus appliqué(s) (type “procédure“, “gamme opératoire“ et/ou “nomenclature“);

10.1.3. Le produit/composant livré à l’acheteur;

En cas de constat de non-conformité, une traçabilité doit être possible de façon à permettre une délimitation des quantités de pièces/produits défectueux. Si le fournisseur a besoin, pour la traçabilité, de données de l’acheteur, il doit les demander à l’acheteur qui ne peut refuser sans justification.

Tous les documents du dossier de fabrication (y compris certificat trempe, les certificats de matière) doivent être conservés de manière inaltérable 20 ans après la date de livraison du dernier composant par le fournisseur.

Dans le cas d’impossibilité, le fournisseur s’engage de proposer à l’acheteur de les reprendre avant de les détruire.

L’acheteur est en outre autorisé, pendant la période indiquée ci-dessus, à prendre connaissance, à n'importe quel moment, des dossiers de fabrications chez le fournisseur.

En cas de cessation d’activités du fournisseur ou de fin de collaboration avec l’acheteur, le fournisseur s’engage à remettre les documents du dossier de fabrication à l’acheteur pour archivage.

10.2. Si une fabrication nécessite plusieurs lots de matières, avec des certificats matières différents, les fabrications ne doivent pas être mélangées.

Lors de la réalisation d'opérations de sous-traitance, chaque lot reçu de l’acheteur doit être géré séparément, en conservant un exemplaire de la « Fiche de suivi de commande » avec les pièces, en guise d’identification.

11. Audit qualité

11.1. Chaque fournisseur peut faire l’objet d’un audit périodique de la part de l’acheteur, ayant pour vocation d’établir la capacité ou non du fournisseur à exécuter dans le respect des spécifications techniques. L’audit s’étendra aussi au système de management de la qualité du fournisseur.

11.2. Un audit du fournisseur par l’acheteur peut également être déclenché par une série de disfonctionnements, visant alors à rétablir la confiance sur la base d’actions correctives jugées efficaces.

11.3. Le fournisseur recevra un rapport contenant les non-conformités constatées pendant l’audit, il devra mettre en place des actions correctives afin de remédier aux non-conformités et soumettre un plan d’actions à l’acheteur. Selon la nature des défauts constatés, l’acheteur pourra effectuer un second audit pour vérifier l’efficacité des actions correctives.

12. Procédés de fabrication

12.1. Les procédés de fabrication sont essentiels en ce qui concerne les propriétés mécaniques, les équipements et moyens de production. Le fournisseur doit spécifier les méthodes de production, en décrivant les paramètres et les moyens utilisés, et démontrer qu’il respecte ces spécifications. Lorsque l’enregistrement des données est exigé, nécessaire ou constitue une pratique commune, l’acheteur peut demander que ces

enregistrements soient joints aux documents de livraison (par exemple protocoles de traitement thermique).

12.2. Validation des processus spéciaux:

Définition: Est défini comme processus spécial tout processus dont les données de sorties ne peuvent pas être vérifiées sans test destructif.

12.2.1. Le fournisseur accepte d’effectuer ou de subir un programme de validation pour chaque procédé spécial. Le rapport de validation fixera les moyens, les paramètres et les conditions qu’il faut absolument respecter pour garantir les exigences du produit.

12.2.2. Tous les lots traités selon un procédé validé doivent être documentés, ces documents doivent être disponibles en tout temps sur demande de l’acheteur.

12.2.3. Toute modification d'un processus (paramètres, équipement, …) validé doit être signalée à l’acheteur et la modification ne pourra pas être appliquée sur les commandes de l’acheteur sans son accord.

12.3. Mise à disposition et fourniture de matières:

12.3.1. Les matières fournies par l’acheteur sont mises à disposition du fournisseur à titre de prêt et pour effectuer une commande précise;

12.3.2. Même après traitement ou transformation, elles restent la propriété exclusive de l’acheteur à qui elles doivent être restituées, y compris leurs déchets, après traitement ou transformation.

12.3.3. Les matières premières et les produits doivent être stockés de façon à ce qu’aucun mélange ne puisse se produire. Les matières premières doivent être identifiables par leur référence. Les produits doivent être identifiés par leur numéro d’article et de lot de telle sorte que la traçabilité (No. de lot / No. de série) soit garanti. Par principe un seul lot doit être présent sur le poste de travail à un moment donné.

12.4. Conditionnement:

12.4.1. Les produits doivent être conditionnés de manière à éviter tout endommagement lors du transport.

12.4.2. Les produits doivent être séparés selon leur numéro d’article et de lot.

13. Facturation et paiement

13.1. La facture doit être adressée par mail ou par courrier séparé au département comptabilité de l’acheteur. Elle doit mentionner, au minimum, le numéro de commande et le numéro de référence, le taux et montant TVA, ainsi que la raison sociale du fournisseur et l’adresse exacte de l’acheteur.

13.2. Seuls les produits acceptés par le contrôle qualité de l’acheteur, selon la clause 8.1, seront dus. Les envois contre remboursement ne sont pas acceptés.

13.3. Seuls les frais annexes prévus par la confirmation de commande, selon clause 3.7, seront dus.

13.4. Sauf accord contraire conclu entre les parties, le paiement se fera à 60 jours net à partir de la date de facturation.

13.5. Le lieu d’exécution du paiement est le siège social de l’acheteur.

14. Propriété intellectuelle

14.1. Tous les documents (données, spécifications, dessins, plans) et échantillons remis par l’acheteur, sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les plans et dessins techniques réalisés par le fournisseur pour les produits, pièces ou composants commandés sont et restent la propriété exclusive de l’acheteur, y compris les droits de propriété intellectuelle et industrielle inhérents à ces documents et échantillons. Le fournisseur n’est pas autorisé à se servir de ces documents et échantillons à d’autres fins qu’à celles de l’exécution de la commande, à les reproduire ou les porter à la connaissance de tiers. Sur demande de l’acheteur ou au plus tard à la fin de la relation contractuelle entre le fournisseur et l’acheteur, le fournisseur lui restituera immédiatement tous les documents et échantillons, détruira toutes copies de travail ainsi que toutes informations spécifiques aux commandes contenues dans son système de traitement de données.

14.2. Si l’acheteur instruit le fournisseur d’apposer les marques de l’acheteur sur les produits ou outillage spécifique, le fournisseur s’engage à exécuter cette opération conformément aux spécifications reçues de l’acheteur. Le fournisseur s’engage à n’utiliser lesdites marques que sur demande expresse de l’acheteur.

Le fournisseur reconnaît que l’acheteur demeure titulaire des marques apposées par ses soins et que cette apposition ne lui confère aucun droit de licence ou autre sur ces marques.

Tout matériel et outillage utilisé pour l’apposition des marques de l’acheteur doit être rendu à l’acheteur ou détruit à sa demande et ne peut en aucun cas être conservé par le fournisseur ou mis à la disposition ou vendus à un tiers.

14.3. Le fournisseur est responsable du respect par ses sous-traitants des clauses de l’article 14.

15. Charte de développement durable

15.1. L’acheteur considère les Droits de l’Homme ainsi que le développement durable comme des valeurs fondamentales, ce dernier supposant de répondre activement aux besoins environnementaux, sociaux et économiques des générations présentes et futures, et d’en anticiper les évolutions.

15.2. L’acheteur a rédigé une charte de développement durable destinée à ses fournisseurs et sous-traitants (téléchargeable sur le site de l’acheteur). L’acheteur leur demande de s’inscrire dans cette démarche de progrès continu, par le respect des conventions, législations et/ou réglementations internationales, nationales ou locales applicables à leurs activités dans les pays où ils interviennent.

16. Sécurité et protection de l’environnement

16.1. Le fournisseur certifiera conforme aux normes et réglementations CE, REACH et ROHS tous les Produits vendus à l’acheteur et qui n’ont pas été fabriqués conformément à des plans de l’acheteur ; si les prescriptions en vigueur en Suisse sont plus sévères ou qu’elles traitent de points non couverts par les normes et réglementations susmentionnées, les Produits devront également être certifiés conformes à ces normes et réglementations. La Commande pourra prévoir l’application de normes différentes en fonction de la destination finale des Produits.

16.2. A la demande de l’acheteur, le fournisseur livrera les déclarations de conformité avec les Produits correspondants.

16.3. Si la Commande le prévoit, le fournisseur livrera à l’acheteur les documents et justificatifs conformément au règlement REACH CE n° 1907/2006 et mettra à disposition les informations sur les Produits qui permettront à l’acheteur d’adopter dans ses échanges commerciaux une conduite conforme au règlement REACH. La Commande pourra prévoir l’application de normes environnementales différentes en fonction de la destination finale des Produits.

17. Confidentialité

17.1. Le fournisseur s’engage en tout temps à traiter confidentiellement toutes les informations ressortant des commandes et des travaux ou livraisons qui en résultent, de même que toute autre information de nature commerciale, technique ou financière que l’acheteur lui transmet durant la relation contractuelle. Il impose cette obligation à ses employés et sous-traitants, le cas échéant par la signature d’engagements écrits.

17.2. L’acheteur s’engage à traiter confidentiellement la documentation fournie par le fournisseur et ses sous-traitants.

17.3. Ces données et autres informations, ainsi que toute reproduction qui en aurait été faite par le fournisseur, devront être immédiatement restituées à l’acheteur à sa demande ou si les contacts n’aboutissent pas à une relation d’affaires avec l’acheteur.

18. Force majeure

En cas de force majeure les parties se consulteront. A défaut d’un accord, chaque partie pourra décider unilatéralement d’annuler la Commande et cette annulation ne donnera à l’autre partie aucun droit à une indemnité.

19. Droit applicable et for juridique

19.1. Les présentes conditions générales, ainsi que toutes les offres et commandes passées par l’acheteur et confirmées par le fournisseur sont régies par le droit suisse, à l’exclusion de la loi sur le droit international privé.

19.2. En cas de litige découlant des présentes conditions générales, des offres ou des commandes passées par l’acheteur et confirmées par le fournisseur, les tribunaux bernois (Suisse) sont seuls compétents, sous réserve d’un recours au Tribunal fédéral.

19.3. Pour des mesures provisionnelles, l’acheteur se réserve le droit d’agir par-devant les tribunaux du domicile du fournisseur et d’actionner au fond à ce for.